PROGRAMAS DE COMUNICACIÓN INTERNA (I). La comunicación descendente.

Hemos hablado en posts anteriores de la importancia de la Comunicación Interna para la empresa y las ventajas que la misma aporta para una gestión eficiente de la compañía. Y, como siempre, es necesario concretar el concepto en programas específicos que nos permitan poner en marcha y mantener un plan de comunicación interna que facilite el crecimiento compartido de la empresa y de todos sus empleados.

Es necesario abordarla desde una visión descendente (comunicación desde la dirección hacia la plantilla), ascendente (retroalimentación, comunicación desde las bases de la empresa hacia la dirección siguiendo la línea jerárquica), y horizontal y cruzada (entre personas de unidades diferentes, del mismo o diferente nivel jerárquico).

COMUNICACIÓN DESCENDENTE

Su objetivo es mantener informada a la plantilla en general, y a los colaboradores concretos en particular, sobre aspectos necesarios para su desarrollo. Abarca aspectos del tipo:

–          Entorno de la empresa. Información general sobre el sector de actividad, posición de la empresa, programas globales y actividades específicas para alcanzar los objetivos comunes y los concretos de la unidad, etc.

–          Evolución de objetivos. Si no sabes hacia donde te diriges, cualquier camino vale. Y una vez conoces el objetivo, es necesario saber si vas por el camino y en el tiempo correctos. Conocer la evolución de los objetivos globales de la empresa, de la unidad específica y de cada empleado es, por tanto, fundamental para avanzar correctamente o, al menos, para corregir el rumbo cuando aún se está a tiempo.

–          Identificación y extensión de buenas prácticas. Sobre todo en empresas grandes, donde no es fácil conocer de manera natural los éxitos obtenidos por diferentes unidades en sus actividades específicas (mejora de procesos, servicio al cliente, campañas comerciales, etc.), la posibilidad de extender de manera centralizada esas buenas prácticas para extenderlas al resto de la organización, es una capacidad que puede aportar importantes ventajas si se instrumenta correctamente desde la comunicación interna de la empresa.

–          Misión, visión, valores de la compañía. En definitiva, formas de relación interna, identificación de los criterios que subyacen en las diferencias competitivas que la compañía quiere conseguir y mantener, forma de establecer prioridades, … Son elementos críticos para el éxito en la medida en que sean coherentes y responsables con el entorno y compartidos por los empleados. El concepto de socialización de la plantilla, entendido como extensión y asunción de estos elementos que forman parte de la cultura empresarial por todos los empleados, hasta convertirlos en pautas casi reflejas de relación entre los empleados y con todos los stakeholders de la empresa, está implícito en esta visión de la empresa que desde la Comunicación Interna podemos y debemos abordar.

–          Marco de las Relaciones Laborales. Implícito en el concepto anterior, aunque pro su importancia, merece que lo identifiquemos expresamente. Es fundamental que los empleados conozcan y aclaren sus expectativas en la empresa y la forma de abordarlas en el interior de la compañía. La motivación, el compromiso de la plantilla son, habitualmente, factores clave para la competitividad de la empresa, máxime en sociedades desarrolladas como la nuestra en que, cuando superemos –que superaremos- la etapa de crisis, la diferenciación volverá a ser el elemento clave para el éxito, y eso exige la participación convencida de todos en la empresa. Un marco correcto de relaciones laborales es la herramienta para conseguirlo, y la comunicación interna, la vía fundamental para extenderlo.

Pero para el éxito, es necesaria coherencia: el mayor riesgo con el que choca la comunicación descendente son los estilos de dirección; si la comunicación y la acción discurren por caminos diferentes, prima sin duda la acción.

Algunas Herramientas para la Comunicación Descendente son:

–          Boletines y revistas de empresa. Tanto en papel como, cada vez más, en soporte digital lo que, además de eficiencia en costes, incorpora agilidad e incluso la posibilidad de obtener inmediato feed-back de la información comunicada.

–          Documentos corporativos. Informes, campañas comerciales, cambios operativos, órdenes, instrucciones de todo tipo …

–          Eventos corporativos. Convenciones internas, reconocimientos a los empleados (premios a la buena labor, a la vinculación a la empresa, …)

–          Cartas personales. Para reconocer o reconvenir actuaciones que favorecen o perjudican la misión de la compañía y que afectan específicamente a un empleado, sin que sea conveniente la extensión a toda la plantilla.

–          Manual del empleado. Compilación de los criterios y normas básicas de actuación de la empresa y la contribución esperada de cada empleado a la consecución de los objetivos comunes. Importante para los nuevos empleados en el momento de acceder a la compañía.

–          Clubs de empleados, que favorecen las relaciones informales y la organización de actividades extra-empresariales por grupos de afinidad (deportivas, culturales, sociales, …), que con una buena relación con la empresa favorecen en gran medida esos objetivos de compromiso y –en una terminología tristemente cada día menos utilizada- orgullo de pertenencia a la empresa que son, sin duda, claves para alcanzar las metas conjuntas de la Organización y de los Empleados.

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