Mejora de eficiencia en costes estructurales

Desde el segundo semestre de 2008, el tejido empresarial está atravesando un periodo de grandes dificultades, caracterizado por una fuerte caída de los resultados en la gran mayoría de las empresas. Pronto serán cuatro años de una situación que para muchos sectores económicos parece amenazar con ser de vocación de permanencia. En este contexto, en especial ahora que se estarán ultimando los presupuestos para el 2013, hay que seguir apostando por la mejora de la competitividad, productividad y eficiencia para salir adelante.

Conviene tener presente que dicha mejora debe buscar el mejor equilibrio entre ingresos y costes y debe abordarse desde una óptica global y donde el Plan de Negocio debe ser la referencia.

En materia de costes, cabría preguntarse… ¿qué queda por hacer a estas alturas?. En mi opinión, siempre hay recorrido, es importante dinamizar las organizaciones con ilusiones renovadas y así estar en condiciones de “repensar” los costes de su actividad.

Existen dos enfoques complementarios: Atacar los costes directos del “core business” de nuestra actividad, con una visión orientada al proceso productivo y un segundo enfoque que consiste en trabajar sobre los costes estructurales de las empresas, aquellos que a menudo nos limitamos a abonar la factura que nos presenta el proveedor donde habitualmente no nos cuestionamos aspectos del servicio o del producto recibido.

En estas familias de costes, más bien estructurales, como logística, telecomunicaciones, energía,… hay que ir más allá de la negociación de unas buenas tarifas o precios que, en general, se afronta desde las empresas de una forma sistemática. El proceso de compra y negociación es muy importante, pero adicionalmente se trata de descubrir otras fuentes de ahorro, que en muchas áreas están más allá de las tarifas, que pasan por la adecuación de los productos y servicios requeridos a las necesidades reales de las empresas.

Aumentar la productividad implica ser eficiente en el uso de todos los recursos. Y esto quiere decir que no podemos infrautilizar ninguno. No tiene sentido adquirir determinados servicios o productos porque es moda en el sector “y todo el mundo lo tiene”. Por ejemplo, no siempre es ventajoso tener tarifas planas de teléfono o tarjetas de datos si su nivel de uso no se realiza en toda su capacidad. Eliminar servicios no necesarios y dimensionar adecuadamente los mismos nos proporcionará una fuente de ahorros importante.

Innovar no es un concepto que tenga que quedar restringido a nuestra actividad o producto principal. Podemos y debemos de innovar en todos los ámbitos de la empresa. Por ejemplo, en packaging, reducir costes a menudo no es sólo tratar de obtener un mejor precio por el mismo servicio de siempre. Probablemente obtendremos unos ahorros importantes si repensamos las necesidades que tenemos y proponemos nuevas soluciones para el transporte y el marketing de nuestro producto. El “siempre lo hemos hecho así” tiene que pasar a la historia. No olvidamos que innovar es simplemente hacer las cosas de manera diferente, y en muchas ocasiones, esto se traduce en simplificar. La complejidad es frágil y cara, la simplicidad es robusta y barata.

Para saber lo que cuestan a la empresa los recursos que usamos, hay que implementar sistemas y herramientas de control. Estas herramientas, adicionalmente, proporcionan mecanismos para detectar los errores en las facturas de nuestros proveedores, lo cual constituye una fuente de ahorros adicional no esperada.

Además de la implantación de sistemas y herramientas de control, desde el punto de vista organizativo y de gestión de personas, la política de empresa debe contemplar una cultura de autocontención, lo que requerirá, entre otras, actuaciones en materia de comunicación interna, como informar a todos los miembros de la empresa del coste de los recursos y servicios que utilizan y buscar su complicidad en el ahorro.

Para atacar estas naturalezas de costes, más bien estructurales, no es imprescindible tener especialistas en todos los campos. En el mercado existen empresas especializadas que han desarrollado plataformas que permiten realizar un diagnóstico aprovechando su conocimiento del mercado y el análisis de otras situaciones similares. Para afrontar estos proyectos, debemos enfocar estas posibles colaboraciones de forma que se autofinancien sobradamente con los ahorros logrados. Es importante tener en cuenta también, a la hora de calcular el coste de estos proyectos, los costes de oportunidad que tienen también los recursos internos.

Otro aspecto importante, es que la optimización de estos costes estructurales no debe verse como acciones puntuales. La implantación de sistemas y herramientas de control permite realizar un control continuo, con ajustes constantes, y asimismo la posibilidad de optimizar procesos de escaso valor añadido, como la casación de facturas, gestión de cobro, reclamación de abonos,… pudiendo replantearse el modelo de sourcing, donde existe la posibilidad de su externalización con empresas especializadas.