Las redes sociales en la gestión empresarial.

Vivimos en el mundo digital y eso afecta a nuestras relaciones sociales y, como no, al mundo empresarial.
Uno de los últimos fenómenos digitales a los que se enfrentan las empresas es el nacimiento de las redes sociales (Facebook, Linkedln, Twitter, Google +, Plaxo, etc.), que permiten a las personas conectarse, comunicarse y compartir información de forma nueva, revolucionaria.

¿Pueden colaborar los empleados de la empresa sin importar dónde estén ubicados? ¿Puede la empresa obtener un feedback rápido de los clientes sobre sus productos o servicios? ¿Saben los futuros empleados lo que representa la empresa en la que van a trabajar?

Las empresas modernas encuentran respuestas a éstas y otras preguntas en las redes sociales. Herramientas como Twitter, Facebook o los blogs están demostrando que pueden ser un verdadero apoyo para los negocios para lo que resulta esencial tener una actitud abierta ante ellos.

Al igual que con otros avances del mundo tecnológico, que han transformado el mundo laboral, las empresas deben adaptar su cultura y sus métodos de trabajo para posibilitar que desarrolle todo su potencial empresarial.

La mayoría de empresas quiere tener presencia en las redes sociales, pero una cuestión es participar de este fenómeno y otra es estar a cualquier precio y de cualquier manera.

Las redes sociales son comunidades de personas que suelen compartir algún tipo de interés o afición. La tecnología se convierte en el vehículo que canaliza esos intereses y hace posible compartirlos. Internet no hace más que amplificar nuestras redes sociales.
Las redes sociales entendidas como comunidades de personas con nodos en común, han existido siempre.

En las empresas los trabajadores tienen una red de contactos que pueden resultar muy útiles para ellos, o para sus compañeros, en un determinado momento, pero el intercambio de esos contactos había sido hasta ahora muy limitado y/o poco organizado.

Sin embargo las empresas están poco a poco incorporando sistemas informáticos y de gestión que hacen más sencillos esos contactos.

El aprovechamiento de esa red de contactos puede influir positivamente en la cuenta de resultados de la empresa y en la productividad, pero también puede tener efectos adversos.

Entre los beneficios de las redes sociales podemos enumerar los siguientes:

• Productividad: Las redes sociales pueden impulsar la productividad, por ejemplo cuando se usan para mejorar la atención al cliente.

• Colaboración: Las redes son tecnologías que fomentan el trabajo en equipo y la colaboración. El uso de las redes va a seguir aumentando a medida que los equipos de trabajo se dispersen y disminuya la oportunidad de trabajar en un mismo lugar.

• Gestión del Conocimiento: Hace mucho que las empresas buscan métodos eficaces para captar el conocimiento y las ideas que se encierran en las mentes de los empleados, y gracias a las redes sociales, encuentran formas nuevas y creativas de sistematizar esos esfuerzos.

• Innovación: Las empresas decididas a mejorar el valor de sus esfuerzos en innovación buscan nuevas ideas más allá de sus equipos especializados en investigación y desarrollo. La llegada de las redes sociales ha proporcionado a estos esfuerzos de innovación un enorme impulso, permitiendo a las empresas construir canales hacia los clientes, los expertos y los inventores independientes.

• Alineación y compromiso de los empleados: Mantener a los empleados implicados intelectual y emocionalmente con su trabajo es un factor esencial para el éxito de la empresa. Las redes sociales permiten mantener a los empleados en conexión con la visión y la misión de la empresa, se puede establecer y mejorar un diálogo bidireccional con los empleados y reforzar la percepción de equipo.

• Contratación: Las redes sociales, sobre todo las de orientación profesional, como Linkedln, pueden resultar útiles para realizar contactos empresariales y reclutar a futuros empleados. Aunque, en el mundo de Internet, tanto las organizaciones como las personas deberán actuar con precaución para asegurarse de que están tratando con alguien de confianza.

• Reputación: El boca a boca ha sido un método clásico para difundir la buena (o mala) reputación de las empresas y ahora se está complementando con el uso de las redes. Pero, en cualquier caso, estar en las redes da la imagen de ser moderno, estar al día, ser abierto y receptivo.

• Marketing/ relaciones públicas: Muchas empresas opinan que la “construcción de marca” es el uso más importante de las redes sociales. Por eso tanto altos ejecutivos como empresas entran en estas redes a través de Linkedln, Facebook o Blogs, por ejemplo, difundiendo sus acciones de Responsabilidad Social y abriendo canales de comunicación con los clientes u otras personas u organizaciones interesadas con la empresa.

Sin embargo, los anteriores efectos positivos del uso de las redes sociales se pueden ver ensombrecidos con las siguientes consecuencias adversas:

• Pérdida de Productividad: Igual que con el uso de Internet, es poco lo que una empresa puede hacer para restringir el uso de cualquier red social a los empleados. Aunque corte el acceso por completo, los empleados pueden usar incluso sus iPhones y BlackBerries para conectarse a las redes. Con el aumento de la popularidad los empleados pueden ver difícil la distinción entre el uso laboral de las redes y su uso personal.

• Reputación: Cualquiera puede verter opiniones que manchen la reputación de una empresa en una red social, con lo que son muchas las personas a las que les podrían llegar menajes negativos sobre la misma. De la misma forma en que los clientes contentos escriben buenos comentarios de un producto, los clientes molestos también escribirán acerca de su mala experiencia. Estos comentarios pueden ser vistos por miles de personas en poco tiempo y afectar la imagen de cualquier empresa en semanas o incluso días. ¿Cómo protegernos en este tipo de situación? La recomendación es afrontarlo con honestidad; en Internet tenemos las herramientas para poder hacer aclaraciones, proponer alternativas y si es necesario ofrecer disculpas.

• Seguridad: Uno de los peligros constantes que entraña el uso de redes sociales tiene que ver con el riesgo de intromisiones externas en las redes informáticas de la empresa, que pueden suponer la pérdida o sustracción de datos confidenciales, así como trastornos en el servicio informático. Aunque un software de seguridad puede prevenir este tipo de riesgos, sólo cambiando el comportamiento de los trabajadores, se puede dar un paso importante en materia de seguridad informática.

El tener en cuenta los anteriores riesgos, nos hace concienciarnos de la necesidad de tener una política de las redes sociales en el trabajo; una serie de directrices que guíen sobre el uso y abuso de dichas redes, canalizando su utilización en una dirección positiva y creativa que beneficie a empleados y empresa.

No hay marcha atrás en el uso de los “social media”, por lo que el reto consiste en descubrir qué valor puede tener en la organización y aceptar su utilización productiva.

Autora: Reyes González Ramírez, Profesora Titular de Universidad. Coordinadora académica de la Escuela de Negocios de la Universidad de Alicante