- 28 julio, 2013
- Publicado por: Francisco
- Categoría: El Círculo
Entre las funciones fundamentales de un directivo está, sin duda, la comunicación, tanto en las facetas de emisor como de receptor de información, y en la elaboración de esa información de manera que resulte relevante para la gestión.
Información con clientes, con proveedores, con medios de comunicación, con empleados y otros directivos, con otras organizaciones, … de manera que esta termina siendo una labor que determina en gran medida el éxito o no de la función directiva.
Es algo, pues, que ningún directivo debería menospreciar, y a lo que no siempre se da la importancia que merece. En un taller reciente del Círculo “Hablar en Público, ¿arte o técnica?” una de las conclusiones era que “lleva tres semanas preparar un discurso improvisado”, , lo que seguramente solo es una forma de expresar que la improvisación solo tiene sentido en los temas importantes de la empresa tras una intensa preparación, que tiene que ver con el tema, la forma de abordarlo, los objetivos que se pretenden, … incluso el canal de comunicación adecuado.
Es verdad que no todos los canales tienen la misma utilidad para todos los temas ni para todos los colectivos, aunque tampoco se puede sobrevalorar el canal. Frecuentemente, los errores en la comunicación no tienen tanto que ver con el sistema utilizado como con la precipitación o la falta de preparación del emisor.
No podemos echar la culpa al correo electrónico de la precipitación del redactor ni del envío a destinatarios inadecuados. El correo electrónico es un canal que ha aportado una gran eficiencia a determinado tipo de comunicación. Los errores cometidos por precipitación o por envíos excesivos (en copia) “por si acaso” a personas que realmente no tienen nada que ver con el tema en cuestión, son solo achacables a la falta de reflexión o de análisis serio del emisor.
No suelen fallar, por tanto, los sistemas de comunicación, sino los comunicadores, que a menudo abusan de palabras técnicas poco entendibles para el receptor con la ¿finalidad? de impresionar al otro, sin percatarse de que lo único que consiguen es la desconexión y, por tanto, la ruptura de la comunicación y del posible negocio asociado.
Usar el mismo código que el interlocutor es, pues, imprescindible para que este pueda descodificar el mensaje correctamente y actuar en consecuencia. La comunicación empresarial no debería pretender nunca impresionar al otro, sino establecer un flujo adecuado de relaciones en las que los negocios se deslicen con facilidad.
Y además, recordando a Baltasar Gracián –escrito español del Siglo de Oro, en su obra Oráculo Manual y Arte de Prudencia, de 1647-, aquí es perfectamente aplicable aquello de que “lo bueno, si breve, dos veces bueno” (a lo que Gracián añadía “y aún lo malo, si poco, no tan malo”).
Mención especial en la comunicación merecen las reuniones, cuyas reglas son muy simples pero difícilmente se siguen en las empresas, lo que aporta ineficiencias injustificables y desvinculaciones de personas que podrían aportar mucho más al proyecto común que debe ser la empresa: definir perfectamente la agenda de la reunión, los objetivos y los asistentes (lugar, día, hora de inicio y de final, asistentes convocados, aportaciones que se espera de cada uno); comprobar previamente la adecuación de las condiciones de la sala al objetivo pretendido; enviar la documentación previa necesaria a cada persona convocada para asegurar la mejor aportación de cada una; llegar a conclusiones y escribirlas para que todos los participantes tengan clara su aportación a la puesta en práctica de las soluciones adoptadas.
